Videokonferenzen in Zeiten der Pandemie

Mit wenigen Tipps und Tricks sowie einigen Anmerkungen zur Durchführung von Videokonferenzen arbeitest du mit deinem Team auch im Home Office effizient und sogar sicher.

Nutze die technologischen Möglichkeiten und die Flexibilität in der Zusammenarbeit.

Selbstverständlich bieten sich Videokonferenzen nicht als Medium für jegliche Besprechungen an. Aber wo wären wir ohne Erfindergeist und Flexibilität? Dies gilt insbesondere für die aktuell ausserordentliche Situation.

Besonders jetzt gilt, die uns zur Verfügung stehende Technologie zu nutzen. Auf diese Weise ist es sehr einfach zu zweit oder auch in Gruppen online zu kommunizieren. Auch wir nutzen in vielen Projekten Telefon- und Videokonferenzen: Z.B für Projektabstimmung, Besprechung von Projektergebnissen, Vorgehensplanungen etc.

Damit Videokonferenzen erfolgsversprechend und effizient durchgeführt werden können, halten wir uns an einige Empfehlungen. Hier eine kurze Übersicht:

Generelle Tipps

  • Videokonferenzen müssen vorbereitet sein. Kommuniziere den Besprechungsteilnehmenden vor dem Meeting die Agenda und die Ziele der Besprechung. Absolut zentral ist, dass die Konferenz aktiv geleitet und moderiert wird.
  • Kamera-Bildübertragung: Natürlich wäre toll, sich nicht nur auditiv, sondern auch visuell im Meeting zu begegnen. Zwingend erforderlich ist dies jedoch nicht. Behalte bei der Bildübertragung im Hinterkopf das die Kamera an ist, da gewisse Bewegungen oder Tätigkeiten schnell als Desinteresse gewertet werden können. Achte zudem darauf, dass im Hintergrund deines Kamerabildes keine sensitiven oder unangebrachten Inhalte zu sehen sind, wie beispielsweise Resultate von Workshops. MS Teams etwa, bietet die Möglichkeit, den Hintergrund weich zu zeichnen, sodass nur du im Fokus der Kamera stehst. Achte darauf, dass du die Konferenz an einem ruhigen Ort durchführst. Wenn deine Familie zuhause ist, informiere sie, dass sie dich in den nächsten Minuten nicht stören soll (ein „Bitte nicht stören“-Schild für Zuhause bewirkt Wunder).

 

  • Pünktlichkeit: Gilt für alle Teilnehmende an Videokonferenzen. Sinnvoll ist, sich bereits einige Minuten vor Beginn einzuwählen.
  • Wer nicht gerade spricht, ist still: Disziplin ist äusserst wichtig, ansonsten wird das Meeting chaotisch. Für jeden Punkt auf der Agenda ist definiert, wer diesen präsentiert. Schliesse das Traktandum mit der Frage „wer hat Fragen?“ ab. Gehe die Fragen in einer bestimmten und für alle nachvollziehbaren Reihenfolge durch (z.B. alphabetisch der Namen der Teilnehmenden). Aktiviere die „Stummschalten“-Funktion, wenn du nicht sprichst und vergiss nicht, sie zu deaktivieren, wenn du dich im Gespräch äussern möchtest.
  • Ablenkung und Fokus: Konzentriere dich auf das Gespräch, andere Arbeiten lässt du – genauso wie in einem physischen Meeting – links liegen. Auch hier hilft die aktivierte Videokamera. Forschungen haben ergeben, dass weniger Multitasking betrieben wird, wenn die Kamera aktiv ist und man weiss, dass man „beobachtet“ wird.
  • Dokumentation: Dokumentiere die Ergebnisse der Besprechung und fasse dich dabei kurz. Tools wie etwa MS Teams bieten Integrationen in entsprechende Programme wie OneNote. Das macht das Leben einfacher und die Dokumentation effizienter. Teile deinen Bildschirm, damit die Teilnehmenden sehen, was du protokollierst und sie bei Bedarf reagieren können. Das erspart dir Arbeit im Nachgang sowie Rückfragen zum Protokoll.

Grössere Gruppen

  • Videokonferenzen sind problemlos mit grösseren Gruppen möglich. Umso wichtiger wird die Einhaltung der „Videokonferenz-Disziplin“. Fasse dich kurz und bring dich ein, wenn die präsentierende Person dich dazu auffordert.

Technologien/Tools und Infrastruktur-Abhängigkeiten

Grundsätzlich gibt es 4 Themenbereiche, die zu berücksichtigen sind:

  • Infrastruktur: Wähle einen Ort, an dem du dich während des gesamten Online-Meetings aufhalten kannst und prüfe rechtzeitig ob deine Internetverbindung stabil ist. Beachte dabei, dass die Übertragung von Video- gegenüber Audiodaten wesentlich mehr Bandbreite benötigt. Stelle zudem sicher, dass die Geräuschkulisse oder andere Hintergrundgeräusche bei Videokonferenzen auf ein Minimum beschränkt sind.
  • Gerät: Bestimmt hast du schon einmal festgestellt, dass die meisten Videokonferenz-Programme zumindest kleine Software-Installationen (z.B. ein Browser-Plugin) voraussetzen. Falls du an deinem Arbeitsgerät keine Installation durchführen kannst, verwende ein alternatives Gerät, wie etwa dein persönliches Notebook oder das Smartphone. Auch auf dem Smartphone unterstützen die meisten Online-Meeting-Programme die Übertragung von Bildschirminhalten. Organisiere entsprechend Kopfhörer oder ein Headset, um gleichzeitig der Audio-Besprechung folgen und den Bildschirm betrachten zu können. Teste die Konfiguration und Einwahl von einem neuen Gerät, indem du mit einer Kollegin oder einem Kollegen, bevor du erstmals an einer “offiziellen” Konferenzschaltung teilnimmst.
  • Tool: Diverse Tools sind kostenlos nutzbar, zumindest im kleineren Rahmen. Verwende Plattform-unabhängige Software, welche mit den gängigen Desktop- und Smartphone-Betriebssystemen benutzt werden können. Wenn du eine für dich oder dein Unternehmen neue Software verwenden möchtest, teste sie zuerst. Beachte bei unternehmensübergreifenden Konferenzen auch, dass teilweise Einschränkungen auf der IT-Seite deines Gegenübers bestehen. Kläre nach Möglichkeit im Vorfeld, ob das von dir präferierte Tool auch kompatibel ist und verwendet werden kann.
  • Sicherheit: Fragen rund um die Sicherheit mit dem Einsatz von Cloud Lösungen, Einschätzung des Risikos, Tipps für die minimalen Massnahmen für den sicheren Einsatz, kannst du gerne an uns stellen, wir helfen dir gerne.

Mit diesen Massnahmen und Empfehlungen werden Videokonferenzen zu einem produktiven Arbeitsinstrument, das den Arbeitsalltag massiv vereinfacht. Und das nicht nur in Zeiten von Pandemien.

Dieser Beitrag wurde von Thomas Städler erstellt.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.